Automatisierung von Workflow und Dokumentenmanagement mit Arxivar

Viele Unternehmen arbeiten mit Arxivar. Diese Plattform ist dank ihrer komplett konfigurierbaren Workflow-Engine in der Lage, Dokumente und Unternehmensabläufe zu verwalten. Die Erstellung eines integrierten Planungs- und Geschäftsführungsprozesses macht die Arbeit flexibler und die Informationen nahtloser und fließender.
Ziel dieser Integration bleibt die Vereinfachung der Personalplanung, was zu Zeit- und Produktivitätseinsparungen führt. Wie?
Durch die Erstellung eines Workflows, der die manuelle Dateneingabe bei der Erstellung neuer Aufgaben minimiert. Es wird auch die Ressourcen bei der Berichterstattung anleiten.
Darüber hinaus bietet die Integration einen Kontrollraum, in dem man den Verlauf von Verkäufen und laufenden Aktivitäten verwalten und auf Daten und Dokumente in einer gemeinsamen Webumgebung zugreifen kann.

Die Integration mit PlanningPME ermöglicht es Ihnen nicht nur: die Dokumentenleistung von Arxivar mit dem Aufbau eines digitalen Archivs zu nutzen, wobei Sie den Vorteil haben, sich auf eine leistungsstarke Workflow-Engine verlassen zu können, sondern auch die Gesamtheit der Ressourcen des Unternehmens zu verwalten. Tatsächlich werden Informationen in Echtzeit mit allen Mitarbeitern und Kunden über E-Mail und automatische Benachrichtigungen geteilt.

Das Zusammenstellen von Arbeitsbögen, Stundenzetteln, Urlaubsanträgen, Abwesenheiten, etc... wird vereinfacht und es wird umgehend einfacher, die Daten zu verwerten und zu kontrollieren. Außerdem wird es möglich sein, die Restsalden der Urlaube, die durchgeführten Schulungen, die Aufgaben und die Termine Ihrer Mitarbeiter einzusehen, die Arbeitszeiten des Personals, die Abwesenheiten oder die durchzuführenden Missionen zu verwalten.

Sonstige Vorteile kurz gefasst:

• Verbesserte Team- und Remote-Arbeit
• Verstärkte Zusammenarbeit und geleitete Genehmigungsprozesse
• Erstellung eines gemeinsamen, leicht zu durchsuchenden digitalen Archivs
• Nahezu unbegrenzte Kommunikationsmöglichkeiten mit Ihren Informationssystemen und Unternehmensarchiven
• Unbegrenzte Anzahl an Benutzern ohne zusätzliche Kosten
• Reaktionsfähige Webschnittstelle und eigene, konfigurierbare Gestaltung
• Kostenlose mobile Anwendungen für iOs und Android
• Ausbaufähiges System, sowohl in Bezug auf die Anzahl der Prozesse als auch auf die Menge der gesammelten und verwalteten Informationen

Die Integration erfolgt auf der Prozessebene, so dass der Anwender eine eigene Arbeitsumgebung vorfindet. Die Informationen kommen in Form von „Aufgabe/Aktivität“ und ihr Fortschritt wird automatisch für alle berechtigten Bereiche der Firmen zur Verfügung stehen; die Planung in PlanningPME kann wie gewöhnlich durchgeführt werden. Die Ressourcen erhalten eine Benachrichtigung, die ihnen mitteilt, welche Aufgaben sie erfüllen müssen, und die Nachverfolgung des Fortschritts der Aufgaben erfolgt durch den Prozess, der letztendlich über das Ergebnis auf Aufgabenebene berichtet. Die Verbindung zwischen den beiden Systemen erfolgt über einen ad hoc entwickelten Konnektor, über den ARXivar auf alle Daten in PlanningPME zugreift und diese berichtet.

Die Aufgaben in PlanningPME, unabhängig von ihrer zeitlichen Dauer (täglich oder über mehrere Tage hinweg), werden entsprechend ihres „Status“ erfasst und wirken in Form von Ereignissen als Hebel in den spezifischen Abläufen, die zuvor in den Workflows definiert wurden (Benachrichtigungen, Aufgabenanforderungen, automatisierte E-Mails, etc.).

„Wenn ein Unternehmen ‚schlecht‘ arbeitet, merkt man das sofort, wenn es gut arbeitet, merkt man es nicht.“

Welche Mindestleistungen sind zu erwarten?

Die Vorteile, die sich auf die qualitative Differenzierung in der Kundenbeziehung auswirken: Sich zu organisieren ist oft viel schwieriger, als es scheint. Haben Sie schon einmal eine Ressource zwei Aufgaben gleichzeitig zuweisen müssen? Oder Termine verschieben, weil Sie mit Pflichten überlastet sind?

Dies sind alles Beispiele für unsere tägliche Kritik. Aus diesem Grund sind wir der Auffassung, dass eine vollständige Organisation und Effizienz auch für unsere Kunden unverwechselbare Merkmale sind.

Flexibilität und Konsistenz der Arbeitsweise

Jeder hat seine eigene Arbeitsweise und das Unternehmen scheint viele Arbeitsweisen zu haben, was nicht immer angebracht ist. Eine agile, flexible, aber durchdachte und angewandte Arbeitsmethode in den verschiedenen Phasen der Geschäftsprozesse bedeutet auch eine bessere Übertragung von Wissen (Shadowing, Fähigkeit, das System unter der Organisationsmethode zu gestalten) zwischen den Mitarbeitern, die sich zeitlich nacheinander folgen.

Ich stelle meinen Arbeitstag um

„Ich verfüge über die Instrumente und die Zeit, um eine Strategie zu entwickeln.“

Es ist frustrierend, Zeit damit zu verbringen, Daten über Aktivitäten von Kollegen zu sammeln, und zwar oft für alle: sowohl für die Person, die fragt, als auch für die Person, die antworten muss.Dies liegt meist an der schlechten Integration der Software, die im Unternehmen eingesetzt wird.
Durch diese Integration wird sich Ihre Zeit von der aufwändigen Datenerfassung auf die Analyse und den Vergleich verlagern.

Ihr Arbeitstag wird sich grundlegend ändern: Dank organisierter Abläufe und der Verwendung vorkonfigurierter Arbeitsabläufe wird der Informationsaustausch zwischen Systemen erleichtert und Sie könnenDaten leichter analysieren, da sie bereits homogen und miteinander verknüpft sind.

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