Raumplanung
Verwalten Sie mühelos die Raumbelegung und finden Sie mit unserer Raumplanungssoftware problemlos verfügbare Räume für Ihre Meetings, Schulungen und andere Veranstaltungen.
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Eine optimale Planung der Raumbelegung ist für die effiziente Nutzung von Besprechungsräumen in einem Unternehmen unerlässlich. Ein gut organisierter Belegungsplan für Besprechungsräume maximiert die Verfügbarkeit und minimiert Terminkonflikte. Um diese Verwaltung zu erleichtern, ist es wichtig, einen gemeinsamen Terminplan für Besprechungsräume zu erstellen, auf den alle Teams in Echtzeit zugreifen können. Dies vereinfacht die Verwaltung der Raumbelegung, da die Mitarbeiter Besprechungen, Konferenzen, Workshops, Kurse oder andere Veranstaltungen problemlos planen und sicherstellen können, dass die erforderliche Ausstattung zur Verfügung steht, was die Zusammenarbeit und Produktivität fördert.
Hauptfunktionen für die Raumplanung
Filter
Mitarbeiter oder materielle Ressourcen
E-Mails und Benachrichtigungen
Verwalten Sie alle Arten von Räumen und zugehörige Ausrüstung
Entdecken Sie, wie Sie die Planung der Raumbelegungen für Besprechungen, Schulungen, Seminare usw. verwalten können. Planen Sie die Belegung von Räumen mit wenigen Klicks anhand von Kriterien, die Sie selbst festlegen (im Raum vorhandene Ausstattung, Aufnahmekapazität, Art des Raums...). Mit PlanningPME wird es zum Kinderspiel, eine Schulung im Voraus zu planen oder in letzter Minute einen Raum zu finden.
Mit einem gemeinsamen Zeitplan können Sie die Verfügbarkeit von Räumen effektiv verwalten und Ihre Termine nach Ihrem Zeitplan organisieren. Mit dem Online-Kalender von PlanningPME können Sie die Belegungsrate in Echtzeit anzeigen und die Kapazität der einzelnen Konferenzräume überprüfen. Mit einer besseren Koordination können Sie zwischen den Buchungen Reinigungssitzungen einplanen und so eine makellose Umgebung für jede Veranstaltung sicherstellen. Dies erleichtert die Organisation und stellt sicher, dass alle Räume den Anforderungen Ihrer Meetings, Schulungen und Seminare entsprechen.
Verwalten Sie die Raumreservierungen effizient
Wie kann man die Planung von Besprechungs- und Konferenzräumen und der dazugehörigen Ausstattung optimieren? Wie können Sie mit Änderungen bei der Raumplanung umgehen? Mit PlanningPME können Sie alle Arten von Räumen sowie die Nutzung von Material, Ressourcen und Ausrüstungen, die für einen bestimmten Raum verfügbar sind, verwalten. Mit wenigen Klicks können Sie einen oder mehrere Räume verwalten, um eine Besprechung, eine Schulung oder einen Termin zu organisieren, indem Sie bestimmte Zeiträume definieren.
Es gibt mehrere Ansichten des Zeitplans, die eine detaillierte oder globale Ansicht der Raumplanung ermöglichen. Sie können die Anzeige des Zeitraums auf dem Bildschirm ändern, um beispielsweise von einer Tagesansicht zu einer Monatsansicht der Raumreservierungen zu wechseln.
Sie können auch eine Raumreservierung erstellen, bearbeiten oder sehr schnell löschen. Praktische Funktionen weisen auf Konflikte im Zeitplan hin, wenn z. B. ein Raum oder eine Ressource nicht zur gewünschten Zeit verfügbar ist.Mithilfe der Filterfunktion können Sie die Planungsdaten filtern, um nur die Buchungen anzuzeigen, die mit einem Kunden oder einer Art von durchgeführter Leistung, wie z. B. einem Seminar, verbunden sind.
Sie vertrauen uns
Unser Unternehmen agiert im Bereich der beruflichen Weiterbildung, wobei etwa 80 teilnehmende Mitarbeiter und 15 Klassenräume mit PlanningPME verwaltet werden. Wir führen ebenfalls Schulungen an den Kundenstandorten durch und haben mit PlanningPME eine zufriedenstellende Lösung gefunden, unsere Schulungen zu verwalten. Nach einer Suche von mehreren Monaten, haben wir PlanningPME gewählt, da diese Software die meisten unserer Bedürfnisse abdeckt und einer günstigen Investition entsprach. Die Software entspricht somit voll und ganz unseren Bedürfnissen. Weiterhin konnte die Software problemlos und einfach implementiert werden und erfüllt somit unsere Erwartungen.
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FAQ
Hier sind die 5 Schritte zur Erstellung eines Raumbuchungsplans:
- Wählen Sie ein Online-Planungstool : Entscheiden Sie sich für ein Online-Buchungssystem oder eine Raumverwaltungssoftware, mit der Benutzer die Verfügbarkeit in Echtzeit sehen und Reservierungen einfach vornehmen können.
- Speichern Sie die Zimmer und ihre Besonderheiten : Dokumentieren Sie jeden Besprechungsraum mit seinen Kapazitäten, der verfügbaren Ausstattung und allen anderen relevanten Angaben.
- Definieren Sie die Arten von Buchungen : Legen Sie Buchungskategorien fest, wie z.B. interne Meetings, Schulungen oder Präsentationen, um die Nutzung der Räume besser zu organisieren.
- Benutzer erstellen : Fügen Sie alle Mitarbeiter zum Buchungssystem hinzu und weisen Sie ihnen die erforderlichen Rechte zur Buchung von Zimmern zu.
- Veröffentlichen Sie den Zeitplan auf einem Bildschirm : Zeigen Sie den Terminplan für den Besprechungsraum auf einem Bildschirm in einem Gemeinschaftsbereich an, damit er sofort sichtbar ist.
Hier sind die 6 Schritte zur Erstellung eines Zimmerplans:
- Bewerten Sie die Bedürfnisse : Ermitteln Sie Nachfragespitzen und die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Teams oder Nutzer, um die Nutzung des Besprechungsraums zu optimieren.
- Wählen Sie ein Verwaltungstool : Verwenden Sie ein Buchungstool wie Excel, Google Calendar, Outlook oder eine Raumbuchungsanwendung.
- Definieren Sie die Buchungsregeln : Legen Sie klare Regeln für die Buchung fest, wie z. B. die maximale Sitzungsdauer, Nutzungsprioritäten und Vorankündigungsfristen für Buchungen, um eine faire Nutzung zu gewährleisten.
- Zeitschlitze erstellen : Definieren Sie verfügbare Zeitfenster für Buchungen auf der Grundlage von Arbeitszeiten und Spitzenzeiten, um eine ausgewogene Verteilung der Verfügbarkeit zu gewährleisten.
- Kommunizieren Sie die Verfahren : Informieren Sie alle Nutzer über die Buchungsverfahren, einschließlich der Buchung, Änderung oder Stornierung einer Reservierung, um ein gemeinsames Verständnis zu gewährleisten und Konflikte zu vermeiden.
- Überwachen und anpassen : Überwachen Sie die Nutzung des Raums und passen Sie die Zeitfenster oder Buchungsverfahren entsprechend den Bedürfnissen und dem Feedback der Nutzer an, um eine effektive und angemessene Verwaltung zu gewährleisten.
